Agile Prozessoptimierung – Prozesse agil im Team verbessern

Wenn Geschäftsprozesse nicht gut laufen, leiden darunter meist die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Gerade in herausfordernden Zeiten kann das schnell zum Risiko werden. Damit es nicht soweit kommt, haben wir die Methode „Agile Prozessoptimierung“ entwickelt. Die Methode leistet folgendes:

• Kosteneffizienz steigern: Identifizieren Sie schnell unnötigen Ressourcenbedarf und überhöhte Prozesskosten
• Umsatzsteigerung: Optimieren Sie Marketing und Sales, um Ihre Umsätze zu steigern
• Homeoffice: Binden Sie Mitarbeiter im Homeoffice effizient und effektiv in die Prozesse ein
• Agilisierung: Verankern Sie Agilität in Mindset, Vorgehen und Methoden
• Digitalisierung: Digitalisieren Sie Aufgaben und Arbeitsabläufe konsequent und umfassend

Mit der von uns entwickelten Methode „Agile Prozessoptimierung“ bearbeiten Sie diese Themen schnell und zuverlässig. Die Methode…

… ist sehr praxisnah: Sichtung der wirklichen Arbeitsabläufe statt Optimierung am Grünen Tisch
… ist schnell erlernbar: Nach einer zweistündigen Schulung können Sie direkt starten
… ist ortsunabhängig: Die Methode funktioniert remote oder vor Ort im Büro
… schafft Verständnis: Gemeinsames Betrachten der Prozesse von Anfang bis Ende bringt Transparenz
… fördert den Change: Durch Perspektivwechsel und Entwicklung der optimierten Prozesse

Jetzt NEU: Das Buch zur Methode von Dr. Marco Olavarria und Sabrina Buschow als Open Knowledge: „Agile Prozessoptimierung – Prozesse schnell, einfach und wirkungsvoll verbessern“ 

In sechs Schritten zu optimierten Prozessen

Alles, was Sie im Projektverlauf benötigen, sind Computer für alle Teilnehmer, Internetzugänge und eine Webmeeting-Software. Wir nutzen gern für die Dokumentation und Optimierung das Tool Stormboard, sind aber flexibel, falls Sie andere Workshop-Tools oder Techniken bevorzugen.

Schritt 1: Ziele, Umfang und Beteiligte festlegen

• Sie klären die Ziele der Prozessoptimierung
• Hieraus leiten Sie ab, welche Prozesse gesichtet werden und
• welche Mitarbeiter wie und mit welcher Perspektive in die Prozessdurchläufe einbezogen werden

Darstellung: Zielklärung und Rollenableitung am Beispiel einer Podcast-Produktion für einen Fernsehteam im Tool Stormboard. Die Ziele werden nach unterschiedlichen Dimensionen geschärft und die Rollen aus den Zielen abgeleitet.

Schritt 2: Team trainieren, Rollen klären und Feinplanung

• Wir schulen die Beteiligten in der Agilen Prozessoptimierung, sie entwickeln ein Gespür dafür, worauf sie achten müssen
• Die unterschiedlichen Rollen für die Prozessanalyse werden verteilt
• Wir erstellen Checklisten, die die Rolleninhaber in Ihrem Wirken unterstützen
• Wir klären die Details der zu sichtenden Prozesse

Schritt 3: Prozess-Durchlauf

• Das Team durchläuft den Prozess in mehreren Sessions von Anfang bis Ende
• Dies erfolgt im Gespräch mit denjenigen, die den Prozessschritt ausführen – vor Ort am Arbeitsplatz oder remote per Screensharing
• Rolleninhaber haben die aus ihrem spezifischen Blickwinkel relevanten Aspekte im Blick

Schritt 4: Prozessdurchläufe dokumentieren

• Berlin Consulting dokumentiert den Prozess umfassend
• Die Rolleninhaber lassen ihre jeweilige Perspektive und die gewonnenen Erkenntnisse einfließen

Darstellung: Vorlagen, mit denen Prozesse beispielsweise dokumentiert werden können

Rechtes Bild: Vorlage für die schnelle Dokumentation und Bearbeitung „remote“ in Stormboard

Linkes Bild: Excel-Tool für die detaillierte Prozessdokumentation inklusive eingesetzter Systeme sowie eingehender und ausgehender Dokumente

Schritt 5: Optimierung der Prozesse

• Wir entwickeln gemeinsam praktikable Ansätze und einen optimierten Zielprozess
• Wir prüfen, welche agilen Praktiken den Zielprozess noch verbessern können

Schritt 6: Maßnahmen zur Umsetzung planen und durchführen

• Das Team erarbeitet notwendige Schritte und Maßnahmen auf dem Weg zum Zielprozess
• So entsteht ein Gesamtkonzept für die sich anschließende Realisierung der Prozessoptimierung

Die Methode „Agile Prozessoptimierung“ interessiert Sie? Führen Sie gern ein kostenloses Erstberatungsgespräch mit david.best@berlin-consulting.de