Die Berlin Consulting-Teamstory
Endlich gute Meetings!

Würfel mit Smily Nervt es Sie auch, in einem Meeting zu sitzen und das Gefühl zu haben, Ihre Zeit zu verschwenden? Dass es Ihnen viel mehr bringen würde, einfach allein am Schreibtisch zu arbeiten? Niemand braucht solche Termine als Selbstzweck. Gute Meetings hingegen brauche ich! Hieraus kann ich vieles für meine Arbeit mitnehmen: klare Prioritäten, wertvolle Informationen, Ideen, Lösungen und ein gutes Gefühl. Solch gute Meetings wollten wir für Berlin Consulting. Dafür mussten wir einiges tun.

 

 

Bei so viel Aufwand soll auch etwas herauskommen

Zunächst schafften wir uns ein angenehmes Ambiente und gute Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit im Team und richteten einen neuen großen Meetingraum ein. Mit einem hohen Tisch, an dem wir auch im Stehen arbeiten können. Mit Glasboards, die über die ganze Wandbreite reichen und einem großen Monitor. Ein Raum, der gleichzeitig Arbeitsatmosphäre und Gemütlichkeit ausstrahlt. Ein guter Platz zum Arbeiten.

 

Hier treffen wir uns einmal im Monat für einen ganzen Tag. Das verursacht einiges an Kosten: Sechs Leute, von denen fünf diesen Tag nicht fakturieren können – das macht eine hohe vierstellige Summe, die an einem Meetingtag nicht aufs Firmenkonto fließt. Dazu die Vor- und Nachbereitung, Reisekosten und die eigenen Aufgaben, die an diesem Tag nicht erledigt werden können. Bei so viel Aufwand sollte auch etwas rauskommen. Dass das geschieht, hängt stark von uns selbst ab: Sind wir vorbereitet? Wollen wir etwas beitragen? Geben wir Energie ins Meeting? Priorisieren wir das Meeting? Genau hier lag anfangs bei uns ein Problem: Wir denken alle sehr kundenorientiert und wenn ein Meeting- auf einen Kundentermin traf, war unser erster Impuls, dem Kunden den Vorrang zu geben. Doch wir sind ein teamgeführtes Unternehmen und treffen alle wichtigen Entscheidungen gemeinsam: Über Neueinstellungen, unsere Ziele, den Ressourceneinsatz und auch über Gehälter. Damit sind unsere monatlichen Meetings quasi Geschäftsführungssitzungen – wichtig für alle Kollegen, die GmbH aber auch für die Qualität unserer Arbeit. Und somit letztlich auch für unsere Kunden. Das musste erst in unseren Köpfen ankommen und dafür brauchten wir ein paar Runden. Und Marco, der dankenswerter Weise nicht müde wurde, daran zu erinnern.

 

Facilitator und Team sind gefordert

Unsere Meetings werden von einem monatlich wechselnden Facilitator geleitet. Für Berater gehört das Moderieren zwar zu den Basiskompetenzen, doch wir lernen gern. Zum Beispiel aus der „changement“: Vor kurzem hat sie Erfolgsfaktoren für Meetings benannt, zwei davon fand ich bemerkenswert: Der Moderator soll sich „emotional engagieren und Konflikte schüren!“ und „Mutige Moderatoren sind gefragt“ (siehe changement 4/2019, S. 14ff.). Heute zieren diese beiden Aufforderungen neben anderen unseren Meetingraum und erinnern uns daran, keine Meeting-Konsumenten zu sein, sondern eine aktive Rolle einzunehmen.

 

Strukturiert durch den Tag

Unser Monatsmeeting folgt einem festen Ablauf mit Raum für wechselnde Themen. Start ist der „Check-in“. Jeder sagt, wie es ihm geht. Dies wird nicht kommentiert, aber jeder weiß nun um das Befinden aller Kollegen. Da uns Feedback sehr wichtig ist, ist anschließend Raum für Lob und Verbesserungshinweise. So kann (muss aber nicht) jeder sagen, was ein Kollege besonders gut gemacht hat, was positiv im Team aufgefallen ist oder mit welchem Verhalten man Schwierigkeiten hat. Dann folgen Zahlen, Daten, Fakten zur Firma und ein Blick auf unser Akquise-Kanban. Hier sehen wir unsere Akquise-Pipeline: Welche Chancen haben wir? Bei welchem Angebot waren wir erfolgreich? Bei welchem nicht – und was lernen wir daraus, um es das nächste Mal noch besser zu machen? Der Austausch über die Kundenanfragen, die erteilten Aufträge und die Entwicklung von Verbesserungsansätzen setzt viel positive Energie frei. Wir entwickeln neue Ideen, entdecken gemeinsam Potenziale oder freuen uns einfach mal kurz über unsere Erfolge.

 

In regelmäßigen Abständen befassen wir uns mit Themen, die uns als Menschen und als Team reifen lassen sollen. Wie schon geschrieben, ist uns regelmäßiges und detailliertes Feedback wichtig. Daher arbeiten wir weiter an der Herausforderung ehrliches und hilfreiches Feedback zu geben und anzunehmen – sei es Lob oder Kritik. Dabei hilft uns das WWW-Feedback (vielen Dank an Gerhild Vollherbst für die Anregung hierzu):

 

W | Wahrnehmung: Ich beschreibe meine persönliche Wahrnehmung der Situation oder des Verhaltens. Dabei benenne ich Verhaltensweisen, keine Charaktereigenschaften.
W | Wirkung: Ich erläutere , welche Wirkung das wahrgenommene Verhalten auf mich hat. Was habe ich gedacht? Was gefühlt? Welches sind aus meiner Sicht die Konsequenzen?
W | Wunsch: Ich beschreibe klar und deutlich, welches Verhalten ich mir von dem oder den Beteiligten wünschen würde.

 

Auf diese Weise geäußertes Feedback ist für die meisten von uns wesentlich einfacher annehmbar und verursacht viel weniger Magengrummeln.

 

Ein weiterer fester Tagesordnungspunkt unserer Meetings ist die Qualitätssicherung und -verbesserung laufender Projekte. Hier beantwortet jeder ein festes Set an Fragen, wie zum Beispiel „Was habe ich seit dem letzten Meeting zur Erreichung der Projektziele getan?“, „Ist der Kunde zufrieden?“, „Was könnte die Zufriedenheit des Kunden gefährden?“. So erkennen wir mögliche Probleme in den Projekten frühzeitig und finden im Team mittels kollegialer Beratung Lösungen und Verbesserungen – was erstaunlich gut funktioniert und in jedem Meeting zu neuen Ansätzen führt. So finden wir auch Anregungen für die Verbesserung unserer Methoden, die in nachfolgenden Meetings aufgegriffen oder direkt bearbeitet werden.

 

Die Meetings enden mit einem Check-out, in dem jeder Verbesserungsvorschläge für die weiteren Meetings einbringen kann. Eine der Aufgaben des Facilitators ist es, diese aufzugreifen und sicherzustellen, dass sie in künftigen Meetings berücksichtigt werden.

 

Fünf Dinge, die wir bis jetzt gelernt haben:

  1. Gehirnschmalz in die Agenda investieren!
    Vormittags sind die meisten von uns am leistungsfähigsten. Daher verschaffen wir uns schnell anhand weniger Kennziffern einen Überblick über die Entwicklung und gehen früh in die Bearbeitung der wichtigen Themen. Die oftmals zahlreichen, aber eher kleinteiligen dringenden Themen handeln wir in einem Block am Nachmittag ab. Und: Wir fragen Kleinigkeiten im Vorfeld ab, um die Agenda zu entlasten.
  2. Der Erfolg des Meetings hängt von allen ab!
    Der Facilitator sollte gut vorbereitet sein und in die Verantwortung für „sein“ Meeting gehen. Seine Rolle muss gut beschrieben werden: Wofür ist er vor, während und nach dem Meeting verantwortlich? Und sie sollte rollierend von jedem Teammitglied wahrgenommen werden, denn der Rollenwechsel vom Teilnehmer zum Facilitator schärft den Blick auf die Anforderungen für gute Meetings. Neben dem Facilitator muss auch das Team vorbereitet sein und aktiv mitdenken und -arbeiten.
  3. Raum öffnen für die Klärung von Konflikten!
    Wenn es im Meeting mal knirscht, nicht sofort die Konflikte beiseiteschieben, sondern konstruktiv in die Klärung gehen. Es bringt nur noch mehr Ärger, wenn Konflikte unter den Teppich gekehrt werden und weiter schwelen.
  4. Auch mal lockerlassen!
    Ein Witz oder ein Lachen an der richtigen Stelle kann Spannung in Luft auflösen. Und wir nehmen uns Zeit, uns gemeinsam zu freuen und Erfolge zu genießen!
  5. Lasst uns die Schlauheit der anderen nutzen!
    Für jedes Problem haben wir bisher im Team eine Lösung gefunden. Egal, ob für Projekte, Akquistionsprozesse oder formale Dinge. Schöner Nebeneffekt: Alle fühlen sich gut: Der Problemlöser freut sich, dass er helfen konnte und derjenige mit dem Problem über die Lösung.

 

Und wir freuen uns auch – wenn Sie die eine oder andere Erfahrung, die wir machen durften, dazu inspiriert, etwas frischen Wind in Ihr nächstes Meeting zu bringen.



1. Teil: Warum teilt der Chef die Macht? 2. Teil: Der Weg zur Teamführung aus Sicht einer Mitarbeitenden 3. Teil: Erste Schritte als teamgeführtes Unternehmen Übersichtsseite Berlin Consulting Teamstory