Geheimnisse eines Projektmanagers

Patrick Seydel ist seit 20 Jahren als Projektmanager im Einsatz. In dieser Zeit setzte er rund 100 Projekte um, trieb unzählige Kühe vom Eis und sprach innerhalb seiner Projekte circa 20 Millionen Wörter. Er gilt bei unseren Kunden als DER Mann für schwierige Projekte. 

Patrick, wenn du die freie Wahl hättest, welches Projekt würdest du unbedingt machen wollen?

Die NASA-Mission „Artemis“ für den Flug zum Mond im Jahr 2024 als verantwortlicher Projektmanager. Ist bestimmt wahnsinnig komplex und ich habe von der Materie keine Ahnung; das würde mich reizen.

Und weshalb engagieren dich die Kunden normalerweise als Projektmanager?

Es gibt viele Gründe, weshalb sich die Kunden externe Unterstützung wünschen. Oft mangelt es an jemandem im Unternehmen, der das Projekt leiten kann. Das kann an der personellen Verfügbarkeit liegen. Aber es kann auch sein, dass einfach das entsprechende Know-how fehlt, zum Beispiel bei Systemeinführungen. Manchmal ist es auch der Wunsch nach Neutralität und Unbefangenheit, der die Geschäftsführung dazu bringt, mich zu engagieren. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Notwendigkeit schnell zu sein. Die Entscheidung, sich einen externen Projektleiter an Bord zu holen ist meist eine Mixtur aus mehreren dieser Punkte.

Hältst du es immer für sinnvoll, dass sich ein Unternehmen einen externen Projektmanager holt?

Ab einer bestimmten Projektgröße, der strategischen Bedeutung des Projektes und der Bejahung von mindestens zwei der eben genannten Punkte würde ich nicht zögern. Sicher ist sicher. Allerdings erzeugt der Einsatz eines externen Beraters bzw. Projektmanagers auch Aufwand beim Auftraggeber. Nur durch den Einsatz sind nicht alle Probleme gelöst, der externe Projektmanager muss auch geführt werden.

Welche Erfahrungen hast du mit virtuellen Teams gemacht?

Der Einsatz von virtuellen Teams kann manchmal sinnvoll oder sogar unabwendbar sein. Die Steuerungsaufwände sind jedoch wesentlich größer als bei Präsenzteams. Über das entsprechende Know-how sollte jeder Projektmanager verfügen und es auch einsetzen können.

Wie viel Zeit verbringst du beim Kunden vor Ort?

Viel. Ich bin da vielleicht ein wenig konservativ, aber bei all meinen bisherigen Projekten hat sich meine häufige Präsenz beim Kunden mehr als ausgezahlt. Man ist definitiv schneller, da man zu jeder Zeit eingreifen kann und auch immer für alle direkt anspielbar ist.

Welches sind aus deiner Sicht die drei wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers?

Zunächst ist es überaus wichtig, ein Projektteam zu formen und das notwendige Mindset aufzubauen. Das hört sich simpel an, ist es aber gewiss nicht. Dazu kommt eine zielgruppengerechte Kommunikation. Vom Führungspersonal bis zum Sachbearbeiter muss ich als Projektmanager so mit den Menschen sprechen, dass sie wissen, was im oder für das Projekt von ihnen erwartet wird. Ein guter Projektmanager braucht eine große Erfahrung. Viele brenzlige Situationen sind vorhersehbar, und es ist frühzeitig möglich, Gegenmaßnahmen zu planen und anzustoßen. Nur so läuft das Projekt geschmeidig weiter. Ich persönlich glaube, dass Erfahrung durch nichts zu ersetzen ist. Und – auch wenn es nur drei Fähigkeiten sein sollen- Herzblut ist unabdingbar. Sich mit Haut und Haar dem Projekterfolg zu verschreiben, ist eine wesentliche Eigenschaft und macht sehr oft den entscheidenden Unterschied.

Sollte sich ein Projektmanager auch in den Fachthemen der Kunden auskennen?

Klar hilft das und macht so manches einfacher. Jedoch ist damit auch ein Risiko verbunden: Man glaubt automatisch, dass man es besser weiß. Das kann auch mal den neutralen Blick verstellen. Selbst bei bereits bekannten Fachthemen arbeite ich mich jedes Mal neu ein und lerne auch immer wieder etwas hinzu. Das macht den Job für mich auch so reizvoll.

Kannst du aus der Erfahrung heraus sagen, aus welchen Gründen ein Projekt gegen die Wand laufen kann?

Es gibt unzählige Gründe dafür. Was interessant ist, ist dass die meisten Projekte im ersten Drittel ihrer Laufzeit, also noch in der Planungs- und ggf. Konzeptionsphase, scheitern. Oder hier werden die Weichen zum Scheitern gestellt. Aus meiner Erfahrung heraus ist der wesentliche Grund, dass die Projekte unterschätzt werden.

Was genau braucht es, damit das nicht geschieht?

0172-6773783 (lacht). Im Ernst: Die Unternehmen sollten sich frühzeitig Unterstützung holen. Es ist ungleich einfacher, ein Projekt wieder auf Kurs zu bringen, das noch in der Anfangsphase steckt. Ab einem gewissen Punkt ist es – wenn überhaupt – nur noch mit unfassbar viel Energie zu retten. Und das kann sehr teuer werden.

Vielen Dank für das Interview!