Schlau lösen statt ignorieren: Die herausfordernden Seiten der Remote-Arbeitswelt

 

Etwa 30 Prozent aller Beschäftigten arbeiten aktuell abwechselnd zu Hause und im Büro. Es ist absehbar, dass viele Unternehmen langfristige Lösungen zum Umgang mit dieser „hybriden“ Arbeitsweise finden. Diese müssen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Unternehmensinteressen im Blick haben. Als Unterstützung für gute Lösungen haben wir uns die Zeit genommen, Studienergebnisse zu sichten – gerade auch diejenigen, die die vielfältigen Herausforderungen benennen. Und es wäre kein Inspirationsartikel, ohne Hinweise darauf, wie Sie diesen Herausforderungen begegnen können.

 

Positive Effekte des hybriden Arbeitens

Remote-arbeiten hybridEine ruhigere Arbeitsumgebung, das Entfallen von Fahrtzeiten und -stress und die flexiblere Einteilung der Arbeitszeiten sind für viele Arbeitnehmer wichtige Vorteile des Arbeitens zu Hause. Wie sehr diese zum Tragen kommen, ist abhängig von den Rahmenbedingungen des Einzelnen. Im Durchschnitt sind die Effekte jedoch deutlich positiv. Bloom/Han/Liang haben bei Ingenieuren sowie Mitarbeitenden im Marketing und Finance eine randomisierte Vergleichsstudie durchgeführt. Eine Gruppe arbeitete fünf Tage im Büro, die zweite Gruppe arbeitete zwei Tage im Homeoffice und die weiteren Tage im Büro.

 

Folgende Effekte bei der Gruppe der Hybridarbeitenden wurden beobachtet:

  • Gestiegene Mitarbeiterbindung, konkret eine um 35 Prozent reduzierte Fluktuationsrate
  • Eine höhere Arbeitszufriedenheit
  • Verringerte Arbeitsstunden an den Heimarbeitstagen, aber mehr Arbeitsstunden an den anderen Arbeitstagen und am Wochenende
  • Neue Arbeitsmuster, was sich an der verstärkten Nutzung individueller Nachrichten und Gruppen-Videoanrufen ausdrückte, selbst wenn die Hybrid-Mitarbeiter im Büro waren
  • Keine signifikanten Auswirkungen auf die Leistungsbewertungen oder Beförderungen
  • Höhere Produktivität, z.B. stieg bei Entwicklern die Zahl der geschriebenen Codezeilen um acht Prozent

 

Diese Ergebnisse haben das Unternehmen, in dem die Studie durchgeführt wurde, veranlasst die Hybridregelung auf die gesamte Belegschaft auszuweiten.

Auch viele unserer Kunden haben bereits entsprechende Regelungen getroffen oder erarbeiten diese gerade. Hierzu sind viele Details zu beachten, wie dies konkret umgesetzt werden sollte. Daher geben wir Ihnen nachfolgend weitere empirische Erkenntnisse zum Thema Remote- und Hybridarbeit.

 

Kreativität leidet bei Remote-Arbeit

Einer aktuellen Studie zufolge kommen virtuell vernetzten Menschen weniger kreative Ideen als solchen, die in einem Raum zusammensitzen. Die Wissenschaftler vermuten, dass das daran liegt, dass der Bildschirm das Sichtfeld begrenzt und so geistige Prozesse einengt, die für kreatives Denken hilfreich sind. Inspirierende Umfelder, über die unsere Blicke beim Nachdenken schweifen können und die dadurch in Gang gesetzten Gedanken scheinen wichtig, damit Assoziationen aufkommen können, die schließlich in kreative Ideen münden.

 

Und was heißt das für unsere Zusammenarbeit? Zunächst einmal wird klar, dass für kreative Prozesse eine inspirierende Umgebung förderlich ist. Je nach Thema und Situation kann das ein Whiteboard mit Post-its sein, ein Kreativitätsraum, die Natur oder ein anderer geeigneter Rahmen. Wissen Sie also, dass Sie in einem Meeting kreative Gedanken fördern möchte, so sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken über einen geeigneten Meeting-Ort machen. Oder aber – wenn es keine Alternative zu remote gibt – für eine möglichst inspirierende virtuelle Umgebung und Arbeitsweise sorgen. Im Mittelpunkt könnte hier zum Beispiel ein Online-Whiteboard stehen, auf das alle Teilnehmenden zugreifen können. Wir nutzen hier meist MIRO und haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht. Und bei kreativen Arbeitssessions sollte man das o.g. Kreativitätsdilemma kurz erläutern und die ausdrückliche Bitte formulieren, die Konvention „auf den Bildschirm starren“ aufzugeben und stattdessen vielfältige Eindrücke einzusammeln. Bieten Sie Ihrem Gehirn so gut wie irgend möglich die Chance, zwei unabhängig voneinander bestehende Gedanken zu einem zusammenzuführen. So entstehen Ideen – immer. Der begrenzte Fokus auf den Bildschirm engt uns hierbei ein.

 

Videokonferenzen machen müde

Zoom-Fatigue„Zoom-Fatigue“ wurde dieses Phänomen in einer Stanford-Studie getauft. Sie wird unter anderem mit einer sogenannten Spiegelangst begründet: Manche Menschen beobachten und bewerten sich in Videokonferenzen permanent selbst. Dies kann ein großer Stressor sein – für Frauen tendenziell ein noch größerer als für Männer, wie die Studie nachwies. Außerdem führte die eingegrenzte Mobilität vor dem Bildschirm zu einem Gefühl des Gefangenseins bei einer Reihe von Probanden. Auch dieses Gefühl führte dazu, dass einige Videokonferenzen anstrengender empfanden als Vor-Ort-Meetings.

 

Was bedeutet das für unsere Zusammenarbeit? Schon ein Bewusstmachen der Spiegelangst kann dabei helfen, sich etwas zu entspannen. Und die stille Frage an sich selbst: „Was können die Videoteilnehmenden heute an mir sehen oder hören, was gestern im Büro nicht zu sehen oder zu hören war?“ Manch einem hilft es auch, die Kamera ab und zu bewusst kurz auszumachen und die „Unsichtbarkeit“ zu genießen – wobei dies für die weiteren Teilnehmenden nachteilig ist und wir daher hiervon abraten. Grundsätzlich sollten Sie Online-Meetings nicht länger als für 60- 90 Minuten ansetzen. Dauern sie länger, planen Sie bitte entsprechende Pausen ein.

 

Mehr Termine und Reizüberflutung

Während der Pandemiezeit nahm die Anzahl der Videokonferenzen laut einer Studie der Harvard Business School um fast 13 Prozent zu. Wie wir oben sehen konnten, ist diese Veränderung der Arbeitsmuster nachhaltig, sie überträgt sich in hybriden Settings auch auf das Büro. Wer remote arbeitet, kann allzu leicht dazu verleitet werden, sich den Terminkalender zu überfüllen. Oft springen wir dann von einem Meeting ins nächste, ohne uns die Zeit für eine Vor- oder Nachbereitung eines Termins zu nehmen. Und spätestens nach dem dritten Meeting hintereinander, haben wir die Hälfte der Ergebnisse der ersten Videokonferenz schon wieder vergessen. Uns raucht der Kopf und eigentlich brauchen wir dringend eine Pause, für die aber oft keine Zeit bleibt. Diese Art zu Arbeiten macht verständlicherweise auf Dauer keinen Spaß und stresst.

 

Besser geht es mit den folgenden Tipps:

Tragen Sie den Termin inklusive Vor- und Nachbereitungszeit in Ihren Kalender ein. Und lassen Sie die Termine nach Möglichkeit nicht zur vollen Stunde enden, so dass Sie noch eine kleine Pause machen können, bevor Sie in den Anschlusstermin müssen. In dieser kleinen Pause sollten Sie sich bewusst kurz ausruhen (und nicht hektisch die Mails checken). Für regelmäßige Meetings in derselben Runde können Sie eine rollierende Facilitator-Rolle vereinbaren. Das heißt, dass die Verantwortung für das Meeting inklusive Vor- und Nachbereitung reihum geht (gern auch an die Chefs!). Das hat gleich mehrere Vorteile: Die Arbeitslast wird gerecht verteilt. Alle entwickeln (hoffentlich) Verständnis und Respekt dafür, wie wichtig eine gut ausgefüllte Facilitator-Rolle ist. Und: Die rollierende Verantwortung fördert die Identifikation mit der Gruppe und verhindert eine Konsumentenhaltung im Meeting.

 

Letztlich noch ein universeller Tipp zur Entzerrung von Aufgaben (den haben Sie bestimmt schon oft gehört, aber vielleicht motiviert Sie die Erinnerung, diesen noch konsequenter einzuhalten): Arbeiten Sie nach dem Pareto-Prinzip! Häufig erzielen Sie in den ersten 20 Prozent der Bearbeitungszeit einer Aufgabe bereits 80 Prozent der Ergebnisse. Sie sollten sich also immer bewusst machen, ob die jeweilige Aufgabe so wichtig ist, dass Sie sie perfekt abschließen müssen. Oder ob eine 80-Prozent-Lösung ausreicht. Der Gedanke ist überaus wichtig, wenn Sie viele zeitkritische Aufgaben haben und Ihre Arbeit priorisieren müssen. Es klingt vielleicht komisch für einige Menschen, aber: Wollen Sie nichts Wichtiges liegen lassen, dürfen Sie sich nicht in der Perfektionierung von Unwichtigerem verlieren.

 

Ständige Erreichbarkeit stresst

Ständige ErreichbarkeitEin weiterer Nachteil des Homeoffice kann die Schwierigkeit sein, den Arbeitstag vom Privatleben abzugrenzen. Die ständige Erreichbarkeit verleitet einige Menschen dazu, sich auch ständig erreichen zu lassen bzw. andere zu jeder Zeit erreichen zu wollen. Laut einer BARMA-Studie kommuniziert nicht einmal jeder zweite Beschäftigte klar und deutlich seine Arbeitszeiten in seinem Team. Mobile Geräte bescheren uns ständige Erreichbarkeit. Für all die Menschen, die die ständige Erreichbarkeit nervt, hier ein paar Tipps, um sie in entspanntere Bahnen zu lenken.

 

Einigen Sie sich im Team auf Regeln über Arbeitszeiten bzw. über Erreichbarkeit. Ausnahmen dürfen und sollten natürlich immer mitgedacht werden. Wollen Sie nicht ständig mit neuen Mails konfrontiert werden, auf die Sie blitzschnell antworten, ändern Sie in Ihrem Client die Einstellung „Push-Mail“ (Mails werden in Ihren Mailaccount gesendet, sobald sie eintreffen) in „Pull-Mails“ (Sie rufen neue Mails ab, wenn Sie Zeit dafür haben).

 

Bei internen Mails ist es eventuell sinnvoll, sich mit dem Team ein System für die Dringlichkeit von Response zu erarbeiten. So können Sie bereits im (Mail-)betreff darauf hinweisen, welche Reaktion von Ihnen erwartet wird (z.B. „Zur Info, Reaktion bis…, Aktion bis…“).

 

Darüber hinaus sollten Sie überlegen, über wie viele Kanäle Sie kommunizieren wollen. Je mehr Kanäle Sie verwenden, desto stressiger ist es, alle im Blick zu behalten. Nicht wenige Menschen kommunizieren permanent gleichzeitig in Office, Teams, Slack, WhatsApp, LinkedIn, XING und noch vielen weiteren Plattformen.

 

Gefrustet aus dem Remote-Meeting

Laut einer Befragung von 2 Mio. Nutzern von Click-to-Meeting wünschen sich 52,8 Prozent klare Benimmregeln für Online-Meetings (S. 28).

 

Waren Sie schon mal Moderierender oder Facilitator in einem Meeting, in dem die meisten anderen Teilnehmenden die Kameras und Mikrofone ausgeschaltet hatten? Wie haben Sie sich dabei gefühlt? Geschätzt? Wahrscheinlich nicht, denn diese Art des unsichtbar Machens ist alles andere als wertschätzend dem Moderierenden und den (engagierten) anderen Teilnehmenden gegenüber. Laut einer XING-Studie wünschen sich aber 90 Prozent der Arbeitnehmenden Wertschätzung im Job… Unser Tipp: Vereinbaren Sie ausdrücklich, die eingeschaltete Kamera als „Default“, also Standardeinstellung.

 

Weitere Faktoren neben einer eingeschalteten Kamera, die sich die Menschen der oben genannten Befragung ausdrücklich wünschen sind:

  • Das Einhalten von Begrüßungen und Verabschiedungen
  • Während des Meetings nicht mit anderen Dingen (wie z.B. Hausarbeit) beschäftigen
  • Auf geeignete Kleidung achten
  • Im Bereich, den die Kamera erfasst, sollte es ordentlich sein
  • Auf eine gute Beleuchtung achten (nicht zu hell)

 

Nähe geht verloren

Unter der Arbeit im Homeoffice leidet die Bindung an Kollegen und ans Unternehmen. Laut der oben bereits angeführten BARMA-Studie fühlen sich 23,5 Prozent der „mobil Beschäftigten“ isoliert. Der wichtige soziale Kitt, der das Gefühl von Zugehörigkeit erzeugt und uns zufrieden macht, dünnt durch Alleinsein aus. Es fehlt das kurze private Schwätzchen im Flur, in der Kaffeeküche oder beim Mittagessen. Und mit der Nähe geht oft auch Goodwill den Kollegen und auch dem Arbeitgeber gegenüber verloren. Meckern und Unzufriedenheit nehmen immer mehr Raum ein. Gefährlich dabei ist, dass das ein schleichender Prozess ist, dessen man sich nur selten bewusst ist. Das sukzessive Auflösen der Bindung ans Team und an den Arbeitgeber fördert in der Konsequenz schließlich auch die Wechselbereitschaft von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen (siehe unser Artikel „Auf der Flucht vor der Führungskraft. Ein Plädoyer für Investition in gute Führung.“) und kann daher langfristig den positiven Effekt der größeren Zufriedenheit überlagern oder gar ins Gegenteil verkehren.

 

Nähe geht verlorenMenschen sind soziale Wesen und schöpfen Zufriedenheit und Kraft aus dem Gefühl der Zugehörigkeit. Wir möchten das Gefühl haben, dass sich unser Team um uns kümmert und dass Vorgesetzte uns zuhören. So haben stärker wechselwillige Beschäftigte seltener als andere das Gefühl, dass ihr Team sich um sie kümmert (12 Prozentpunkte weniger als der Durchschnitt) und dass Vorgesetzte ihnen zuhören (10 Prozentpunkte weniger als der Durchschnitt), siehe diese Studie von PwC.

 

Was heißt das für unsere zukünftige Zusammenarbeit? Wir haben es uns im Homeoffice gemütlich gemacht und die Arbeit im Büro erscheint vielen mittlerweile als die zweitbeste Lösung. Doch trotz aller Bequemlichkeit: Feste Präsenztage im Büro sind wichtig für die Nähe zum Team und zum Vorgesetzten – und auch für die Koordination im Team und mit anderen für die eigene Arbeit wichtige Teams. Daher sind Regelungen überlegenswert, die den Beschäftigten an festen Tagen der Woche die Wahlmöglichkeit zwischen Homeoffice oder Arbeit im Büro geben. So haben die Mitarbeitenden mehr individuelle Flexibilität bei Sicherung einer ausreichenden Koordination – denn nicht nur für das Unternehmen ist abgestimmtes Vorgehen wichtig. Unnötige Doppelarbeit und langes Warten auf Zulieferungen durch die Kollegen sind auch für den Einzelnen ärgerlich und frustrierend.

 

Auf gute Koordination und soziale Bindung können aber auch regelmäßige „Team-Talk-Runden“ einzahlen. Dabei reflektiert das Team die eigene Zusammenarbeit und gibt sich gegenseitig Feedback. Wenn alle Lust darauf haben, sind auch Teamtreffen außerhalb des Büros eine gute Sache, um Nähe zu fördern. Das muss auch gar nichts Großes sein: Gehen Sie einfach mal miteinander Essen.

 

Einarbeitung neuer Teamkollegen wird schwieriger

Das Onboarding ist ein neuralgischer Punkt im noch ungefestigten Beschäftigungsverhältnis. Darüber, wie viele Beschäftigungsverhältnisse innerhalb der Probezeit gekündigt werden, lassen sich keine verlässlichen Zahlen finden. Schätzungen zufolge sind es 20 bis 25 Prozent. Eine hohe Quote – die zeigt, wie wichtig das Onboarding ist, um neue gute Mitarbeitende schnell ans Unternehmen zu binden.

 

Remote erfolgt oft hauptsächlich eine fachliche Einarbeitung. Die soziale und auch die kulturelle Integration können hingegen etwas ins Abseits geraten. Doch genau diese beiden letztgenannten Indikatoren machen den Unterschied zwischen einem Job und einem Beruf aus, denn sie erzeugen das wichtige Gefühl der Zugehörigkeit. Fehlt es, kann ein Empfinden der Austauschbarkeit und Unverbindlichkeit entstehen, welches die Wechselbereitschaft befeuert.

 

Um neue Teammitglieder fachlich, sozial und kulturell ins Unternehmen zu integrieren braucht es unter anderem kompetente und wohlwollende Ansprechpartner, transparente Strukturen, verlässliche Abläufe, den Austausch klarer Erwartungen, Rituale, gutes Feedback und Erfolgserlebnisse, die die eigene Wichtigkeit für das neue Team befeuern. Vieles hiervon etabliert sich nicht in virtuellen Arbeitssessions oder Abstimmungsmeetings. Es ergibt sich aus dem direkten persönlichen Erleben von Kollegen und Kolleginnen, dem Zuhören bei deren Gesprächen, dem Beobachten von Abläufen, aus Flurfunk, gemeinsamen Pausen und den 100 kleinen Erlebnissen mit anderen Menschen innerhalb des neuen Unternehmens. Diese Erlebnisse, zusammen mit der fachlichen Reifung, lassen nach und nach die Gefühle der Kompetenz und Zugehörigkeit entstehen.

 

Für ein schnelles und effektives Onboarding ist es also wichtig, die Menschen auch zeitweise vor Ort auszubilden. Auf jeden Fall sollte es – auch und gerade remote – einen festen Ansprechpartner geben, der den neuen Mitarbeitenden fachlich und emotional betreut. Regelmäßige Feedbackgespräch darüber, wie es dem neuen Mitarbeitenden geht, was gut läuft und was fehlt, dienen der sukzessiven Individualisierung und damit Verbesserung des Onboarding-Prozesses. Wenn Sie der Aussage „Onboarding ist, neue Mitarbeitende zum Teil des Teams zu machen“ zustimmen, sollten Sie auch aus diesem Grund eine Regelung in Betracht ziehen, die feste Homeoffice- und Büro-Tage vorsieht.

 

Hürden für spontanes „Ins-Büro-Kommen“ werden immer höher

zuhause gemütlichSollten Sie hingegen flexible Homeoffice-Tage präferieren, werden Sie vielleicht feststellen, dass es sich während der Pandemie viele zuhause sehr gemütlich gemacht haben. So gemütlich, dass das Büro als zweitbeste Lösung erscheint, die es möglichst zu vermeiden gilt. Wir kennen Führungskräfte, die bis heute nicht ins Büro kommen, obwohl das Unternehmen seine Mitarbeitenden darum bittet, zumindest an zwei oder drei Tagen im Büro zu arbeiten. Viele Arbeitnehmende wünschen sich größtmögliche Flexibilität und verbindliche, planbare Anwesenheitszeiten im Büro. Unsere Beobachtung ist, dass die Mitarbeitenden immer weniger spontan sind, wenn es darum geht, auch einmal kurzfristig im Büro zu erscheinen. Doch es gibt des Öfteren Begebenheiten, die ein spontanes Vor-Ort-Meeting erforderlich machen. Hier kann eine klare Vereinbarung sinnvoll sein, dass solche „Erste-Hilfe-Meetings“ innerhalb der Arbeitszeit Vorrang gegenüber privater Planung haben.

 

Gerade dann, wenn Arbeit agiler wird, freier planbar und sich aus dem strengen Korsett althergebrachter Arbeitsstrukturen herauslöst, halten wir klare Regeln für unabdingbar. Je klarer verständlich, desto besser für alle beteiligten Teammitglieder.

 

Entwicklung von Neid auf die Homeoffice-Kollegen

Laut einer Studie der Bitcom würden neun von zehn Erwerbstätigen (88 Prozent) nach der Pandemie zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten, wenn sie die Möglichkeit dazu hätten. Das zeigt, dass sich die allermeisten Arbeitnehmenden Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes wünschen würden. ABER: Der größte Teil, nämlich 56 Prozent der Arbeitnehmenden, kann gar nicht remote arbeiten, denn ihr Job lässt das nicht zu. In produzierenden Unternehmen oder im Handel kann so innerhalb der Belegschaft schnell ein Gefühl einer Zwei-Klassen-Gesellschaft aufkommen. Was in der Pandemie geduldet wurde, um das Überleben eines Betriebes zu sichern, wird in absehbarer Zeit zu Spannungen führen.

 

Darüber hinaus ist der Faktor „betriebliches Anwesenheitserfordernis“ geeignet, zu einem Wettbewerbsnachteil bei der Suche nach Fachkräften für Unternehmen zu werden. Angesichts des bestehenden Fachkräftemangels kann das Unternehmen sehr schwächen. Die PwC-Studie „Hopes and Fears 2022“ zeigt ähnliche Ergebnisse wie die oben genannte Studie der Bikom, schlüsselt aber noch weiter auf: 35 Prozent wollen vollständig im Homeoffice arbeiten, 23 Prozent hauptsächlich und 28 Prozent zur Hälfte. Überwiegend ins Büro zurück möchten 10 Prozent und vollständig im Büro arbeiten 5 Prozent.

 

Diese Zahlen sind ein Indikator dafür, dass Arbeitsverhältnisse, die eine betriebliche Anwesenheit erfordern, als weniger attraktiv wahrgenommen werden. Die Befragung zeigt auch, dass Menschen, die nicht remote arbeiten können, ihre Tätigkeit seltener als erfüllend wahrnehmen. Zudem glauben sie, dass sich ihr Team weniger um ihr Wohlergehen kümmert, dass sie unfair bezahlt werden und dass sie bei der Arbeit weniger kreativ sein können.

 

Dieses Problem sollte unbedingt ernst genommen werden. Zunächst einmal sollten Sie immer auf innerbetriebliche Fairness achten. Dieser Fairnessgedanke sollte sich sowohl auf alle Hierarchielevel als auch auf die Art der Tätigkeiten erstrecken. So sollte zum Beispiel in einem Fertigungsbetrieb diskutiert werden, ob die zentralen Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten können oder auch ins Büro kommen. Keine gute Idee ist es, wenn Führungskräfte sich das Homeoffice gönnen, obwohl die Teammitglieder im Büro erscheinen müssen. Die Führungskräfte sollten hier immer mit gutem Beispiel voran gehen und im Regelfall dort arbeiten, wo sich das Team befindet.

 

Wir hoffen sehr, dass Ihnen unsere Gedanken zum Thema Remote-Arbeitswelt Impulse für Ihre tägliche Arbeit geben konnten. Die genannten Faktoren beleuchten nur einige Konsequenzen des Themas und die Aufzählung ist bei weitem nicht abschließend (vor allem auch das große Thema „Führung“ haben wir hier ausgespart). Gern können Sie uns Ihre Ideen schicken, wie Sie den Schattenseiten der hybriden Arbeitsweise begegnen.