6 Mythen im Projektmanagement – und was wir aus ihnen lernen können
Projektmanagement ist mehr als Gantt-Charts und Statusmeetings. Es ist ein Spiegel unserer Haltung, unserer Kommunikation und unserer Fähigkeit, mit Komplexität umzugehen. Doch rund um diese Disziplin kursieren Mythen, die Projekte ausbremsen und Teams demotivieren. Wir entlarven 6 Mythen im Projektmanagement – und zeigen, was Projektverantwortliche daraus lernen können.
Mythos 1: „Ein guter Projektmanager muss alles wissen.“
Das macht diesen Mythos problematisch
Diese Erwartung führt zu Mikromanagement, Überlastung und Burn-out. Projektmanager sind keine Superhelden, sondern Gestalter von Rahmenbedingungen.
Ein Beispiel macht es klarer
Ein Projektmanager bei einem Non-Profit-Unternehmen versuchte, jedes noch so kleine Risiko selbst zu managen. Er wollte über alles informiert werden, alles selbst entscheiden und möglichst kein Risiko eingehen. Das Projektteam wurde in der Folge passiv und überlies alles ihm und er fühlte sich massiv überlastet – bis hin zum Burn-out. Erst nach dem Wechsel der Projektleitung wurden endlich klare Verantwortungsräume definiert und das Projekt kam in Fluss (und Spaß!). Und schließlich – viel später als es hätte sein müssen – zu seinem erfolgreichen Abschluss.
Daran kannst du als Projektmanager arbeiten
Gute Projektmanager gestalten Räume – keine To-do-Listen. Sie schaffen Strukturen, in denen Teammitglieder Verantwortung übernehmen und ihre Stärken einbringen können. Statt alles selbst wissen oder kontrollieren zu wollen, fördern sie Eigeninitiative und Vertrauen im Team. Das bedeutet auch, Unsicherheiten auszuhalten und Fehler als Lernchancen zu begreifen.
Mythos 2: „Ein guter Plan ist die halbe Miete.“
Das macht diesen Mythos problematisch
Pläne beruhigen – aber in dynamischen Kontexten sind sie oft nach zwei Wochen schon wieder veraltet. Die Art und Qualität des Umgangs mit Ungeplantem ist viel entscheidender für den Projekterfolg als der beste Plan.
Ein Beispiel macht es klarer
Ein Medienunternehmen setzte ein Projekt mit minutiösem Zeitplan auf. Nach zwei Wochen wurde das Projekt durch eine Marktveränderung vollkommen auf den Kopf gestellt. Durch einen Impuls von außen für ein geändertes Projektdesign konnten schnell neue Prioritäten gesetzt werden – ohne Gesichtsverlust.
Daran kannst du als Projektmanager arbeiten
Ein guter Plan gibt Sicherheit, aber Projekterfolg entsteht im Umgang mit Ungeplantem. Wer flexibel bleibt und Veränderungen als Chance begreift, führt sein Team souverän durch Unsicherheiten. Wirklich gute Projektmanager setzen auf Anpassungsfähigkeit statt auf starre Pläne.
Mythos 3: „Meetings sind DAS zentrale Steuerungsinstrument.“
Das macht diesen Mythos problematisch
Im Jour fixe sollen alle relevanten Informationen ausgetauscht, Entscheidungen getroffen und Projektfortschritte gesichert werden. In der Realität ist dies jedoch häufig eher ein Ort der Informationsweitergabe – mit PowerPoint-Präsentationen und wenig echter Interaktion. Die eigentliche Steuerung eines Projekts findet häufig in den Zwischenräumen statt: in informellen Gesprächen, spontanen Abstimmungen, Reflexionen und mutigen Einzelentscheidungen.
Ein Beispiel macht es klarer
In einem großen Transformationsprojekt waren wöchentliche Steuerungscalls fest eingeplant. Doch die Teammitglieder hielten sich mit offenen Worten zurück, Konflikte wurden nicht angesprochen. Erst als ein informelles, moderiertes Reflexionsformat eingeführt wurde – abseits der offiziellen Agenda – kam Bewegung ins Projekt. Hier konnten echte Probleme adressiert und kreative Lösungen entwickelt werden.
Daran kannst du als Projektmanager arbeiten
Steuerung braucht Beziehung, Vertrauen und Mut zur echten Auseinandersetzung. Die entscheidenden Impulse für Projekterfolg entstehen oft außerhalb des klassischen Meetings: im vertraulichen Gespräch, bei einer Tasse Kaffee oder durch gezielte Reflexion. Gute Projektmanager schaffen hierfür Räume und fördern eine Kultur, in der auch zwischen Meetings gesteuert und gestaltet wird.
Mythos 4: „Agil = schnell und chaotisch.“
Das macht diesen Mythos problematisch
Viele verbinden Agilität mit Geschwindigkeit und einem gewissen Grad an Chaos. Doch Agilität ist kein Freifahrtschein für Improvisation, sondern ein hochstrukturierter Denk- und Arbeitsrahmen. Richtig angewendet braucht Agilität viel Disziplin: klare Rollen, feste Rituale und regelmäßige Feedbackschleifen. Am Anfang kann agiles Arbeiten sogar langsamer wirken, weil Teams Zeit investieren, um Prozesse und Zusammenarbeit zu klären. Doch genau dies sorgt langfristig für mehr Transparenz, Anpassungsfähigkeit und nachhaltigen Erfolg.
Ein Beispiel macht es klarer
Ein Kunde wollte ohne Chichi „agil“ arbeiten – ohne Rituale, Rollen oder Feedbackschleifen. Das Ergebnis: Chaos, fehlende Abstimmung und Frust im Team. Erst nach einem agilen Neustart mit klaren Strukturen und festen Abläufen funktionierte das Projekt plötzlich mit großer Klarheit und Fokus. Die Zusammenarbeit wurde effizienter, und das Team konnte endlich flexibler auf Veränderungen reagieren.
Daran kannst du als Projektmanager arbeiten
Agilität ist Disziplin mit Lernkurve – kein Sprint ins Blaue. Wirklich agile Teams investieren bewusst in Strukturen und Reflexion, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Agilität bedeutet, Veränderungen willkommen zu heißen und daraus zu lernen, statt sich im Aktionismus zu verlieren. Wer Agilität richtig versteht, schafft Klarheit, Fokus und eine Kultur des gemeinsamen Lernens.
Mythos 5: „Projektziele müssen stets von Anfang an klar sein.“
Das macht diesen Mythos problematisch
Gerade in komplexen oder innovativen Projekten entwickeln sich die Ziele oft erst im Laufe der Arbeit. Zu frühe oder zu starre Zieldefinitionen können wertvolle Chancen verbauen und das Team in eine Richtung lenken, die am tatsächlichen Bedarf vorbeigeht. Flexibilität im Zielbild ermöglicht es, auf neue Erkenntnisse und Veränderungen zu reagieren und das Projekt iterativ zu verbessern. Wer darauf besteht, dass alles von Anfang an festgelegt ist, riskiert, Potenziale zu übersehen und die Motivation im Team zu bremsen.
Ein Beispiel macht es klarer
Ein Innovationsprojekt startete mit einem sehr engen Zielrahmen. Das Team sollte innerhalb von sechs Monaten ein digitales Produkt entwickeln, das exakt den Vorgaben des Kunden entsprach. Doch plötzlich änderten sich die Marktanforderungen und der Zielrahmen passte nicht mehr. Das Team reagierte, indem es mit dem Kunden die Zielsetzung überprüfte und sie stetig an neue Erkenntnisse anpasste. Am Ende entstand ein Produkt, das nicht nur besser auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten war, sondern auch die Motivation und das Engagement im Team deutlich steigerte.
Daran kannst du als Projektmanager arbeiten
Nicht das Ziel muss zu 100 % klar sein, sondern der Rahmen, in dem es wachsen kann. Gute Projektmanager schaffen Raum für Entwicklung und Anpassung. Sie begleiten ihr Team dabei, Ziele zu schärfen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren – so entsteht nachhaltiger Projekterfolg.
Mythos 6: „Erfolg misst sich nur an Termintreue und Budget.“
Das macht diesen Mythos problematisch
Viele Projekte werden daran gemessen, ob sie pünktlich abgeschlossen und im Budget geblieben sind. Doch Termintreue und Kostenkontrolle allein sagen wenig über den tatsächlichen Nutzen eines Projekts aus. Ein Projekt kann formal „erfolgreich“ sein, aber dennoch keinen Mehrwert schaffen, wenn die Lösung nicht genutzt wird oder am Bedarf vorbeigeht. Wirklicher Erfolg zeigt sich daran, ob das Projekt Wirkung entfaltet und einen echten Beitrag für Nutzer oder Organisation leistet.
Ein Beispiel macht es klarer
Ein Digitalprojekt wurde „in time and budget“ abgeschlossen – doch die entwickelte Lösung blieb ungenutzt, weil die Anwender nie einbezogen wurden. Erst nach einem Relaunch mit intensiver Nutzerbeteiligung stieg die Akzeptanz auf 70 % und das Projekt erzielte den gewünschten Effekt.
Daran kannst du als Projektmanager arbeiten
Erfolg im Projektmanagement bedeutet, Wirkung zu erzielen – nicht nur zu liefern. Gute Projektmanager richten ihren Fokus auf den tatsächlichen Nutzen und die Akzeptanz der Ergebnisse. Sie fragen: Was verändert sich wirklich durch unser Projekt?
Diese 6 Mythen im Projektmanagement machen euch in Projekten das Leben schwer
Die oben beschriebenen 6 Mythen im Projektmanagement sind leider weit verbreitet. Wer jedoch Projekte wirklich erfolgreich führen will, muss Mythen erkennen und hinterfragen. Die Learnings aus diesen Irrtümern zeigen: Es geht um Vertrauen, Flexibilität, Beziehung und Wirkung. Und darum, den Mut zu haben, anders zu führen. Wie das geht, erfahrt ihr hier. Viel Freude dabei!
