Klarheit, Vertrauen, Haltung: 3 Schlüssel zum Projekterfolg
Wenn wir über Projektmanagement sprechen, denken viele sofort an Methoden, Tools oder sauber gepflegte Meilensteine. Doch kein noch so gutes Projektmanagement-Tool und keine noch so innovative Methode sorgt dafür, dass ein Projekt läuft. Projekte leben von Kommunikation, Vertrauen und einer entfaltungsförderlichen Haltung.
Klarheit und Kommunikation als Fundament erfolgreicher Projekte
Der dänische Forscher Bent Flyvbjerg hat diesen Mechanismus des Scheiterns im Zusammenhang mit Großprojekten als „Iron Law“, als ehernes Gesetz, beschrieben: Großprojekte sprengen fast immer das Budget und den zeitlichen Rahmen und bringen weniger als den eingangs versprochenen Nutzen. Die Gründe dafür sind nicht nur technische, sondern vor allem menschliche. Wir planen zu optimistisch, rechnen uns Dinge schön und starten mit schwacher Vorbereitung. Ein Blick auf den Berliner Flughafen BER illustriert das eindringlich. Hier haben zu viele Stakeholder mit unterschiedlichen Zielen mitgewirkt, ohne echte Klarheit über Verantwortlichkeiten oder Entscheidungswege. Milliardenkosten und jahrelange Verzögerungen waren die Folge. (https://www.aerointernational.de/aviation/die-tragik-des-ber-untersuchungsbericht-zieht-konsequenzen.html )
Aus solchen Erfahrungen lässt sich lernen. Wer Projekte erfolgreich starten will, sollte gleich zu Anfang konsequent Klarheit schaffen: Wer entscheidet was und bis wann? Unter welchen Bedingungen sind wir bereit, zu stoppen oder umzuschwenken? Und was ist der Nutzen, den wir in kürzester Zeit sichtbar machen können?
Dabei zeigt sich immer wieder: Modularität schlägt Monolith. Projekte, die in kleinere, überschaubare Module aufgeteilt werden, liefern konsistenter Ergebnisse, bleiben näher am Budget und können schneller Nutzen erzeugen. In der Praxis bedeutet das: lieber kleine, funktionale Bausteine bearbeiten, die sich nach und nach zum großen Ganzen zusammensetzen als ein Alles-oder-Nichts-Vorgehen wählen.
Doch auch das beste Design nützt nichts, wenn die Kommunikation nicht stimmt. Viele Projektmanager meckern darüber, dass ihre Statusberichte ungelesen im Postfach verstauben. Warum? Unter anderem, weil sie die falsche Sprache für ihre Zielgruppe verwenden. Und da gibt es im Projekt große Unterschiede: Entscheider brauchen klare, handlungsorientierte Informationen, Fachpublikum möchte Details, Mitbetroffene wollen wissen, was es konkret für sie bedeutet. Mit all diesen Zielgruppen gilt es, klar und adäquat zu kommunizieren. Und: Ein schriftlicher Bericht ist kein Ersatz für echte Beziehungspflege.
Als 2024 ein Update des Sicherheitsanbieters CrowdStrike weltweit Systeme lahmlegte, war die Kritik an der verspäteten und unklaren Kommunikation fast ebenso heftig wie die Kritik am Fehler selbst. Wer in Projekten mit hoher Unsicherheit arbeitet, braucht vorbereitete Krisen-Kommunikationspfade: klare Botschaften, die in Minuten mitgeteilt werden können, damit Stakeholder nicht im Dunkeln gelassen werden.
Und auch an den Schnittstellen lauern Gefahren. Die NASA verlor 1999 die Mars Climate Orbiter Mission, weil Ingenieure in unterschiedlichen Maßeinheiten arbeiteten – das eine Team in Inch-Pounds, das andere in Newton-Metern. Kein spektakulärer Technikfehler, sondern ein banaler Übergabefehler, der Milliarden kostete. Schnittstellen sauber zu definieren und zu testen, ist deshalb kein bürokratischer Luxus, sondern häufig schlichtweg essenziell.
Risiken erkennen, Fehler konstruktiv nutzen und Projektkultur stärken
Besonders wertvoll ist eine Praxis, die noch selten genutzt wird: das Pre-Mortem. Statt am Ende die Fehler zu analysieren, versetzt man sich gleich zu Beginn in die Zukunft und stellt sich vor, das Projekt sei gescheitert. Gemeinsam im Team werden mögliche Gründe gesammelt. Oft kommen dabei Risiken ans Licht, die man in der Euphorie des Starts gern verdrängt hätte. Pre-Mortem verhindert das und ein Projektteam kann so zum Beispiel frühzeitig erkennen, dass der geplante Lieferantenwechsel zum zentralen Risiko werden könnte – und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einbauen, die später Wochen an Verzögerung ersparen.
Wenn es dennoch zu Problemen kommt, entscheidet die Haltung über den Lerneffekt. Post-Mortems, die Schuldige suchen, führen selten zu Verbesserung. Dagegen entstehen echte Fortschritte, wenn man Ursachen analysiert, ohne Schuld abzuladen. Der Softwareanbieter Atlassian etwa dokumentiert seine eigenen Ausfälle offen und konsequent, inklusive klarer Maßnahmen und Verantwortlichkeiten. So wird Lernen institutionalisiert statt tabuisiert.
Und schließlich dürfen wir nicht unterschätzen, welchen Einfluss Kultur auf die Haltung hat. Der Boeing-737-MAX-Skandal hat gezeigt, dass Sicherheitsdiskussionen in den Hintergrund treten, wenn Termindruck und Kostenziele zu den einzigen Leitlinien werden. Projektmanager sollten daher auch immer die Kultur des Unternehmens im Blick haben, innerhalb der sie sich bewegen. Wer Mitarbeitenden die Erlaubnis gibt, Projekte im Zweifel zu stoppen, gewinnt an Sicherheit und Vertrauen – und verhindert Fehler, die später katastrophal teuer werden können.
3 Schlüssel zum Projekterfolg
All diese Beispiele führen zu einer einfachen Konklusion: Projekte sind soziale Systeme. Sie leben von Haltung, Klarheit und Vertrauen. Diese Faktoren sind wichtige 3 Schlüssel zum Projekterfolg. Methoden und Tools können helfen, aber sie ersetzen nicht die Haltung, mit der wir Projekte führen. Erfolg entsteht dort, wo Teams mutig in Szenarien denken, wo Risiken offen angesprochen werden dürfen, wo Entscheidungen getroffen werden und wo Fortschritt sichtbar gemacht wird – nicht nur auf dem Papier, sondern spürbar für alle Beteiligten.
